Les déplacements professionnels à l’étranger font partie intégrante de la vie de nombreux indépendants et dirigeants d’entreprise, notamment dans les professions libérales et médicales. Ces missions engendrent des frais de séjour (hébergement, repas, transports, etc.) dont le traitement fiscal et social doit être rigoureusement encadré.
L’une des méthodes les plus efficaces pour simplifier la gestion de ces dépenses est l’utilisation du per diem — ou indemnité forfaitaire journalière.
1. Définition et principes du per diem
Le per diem (littéralement « par jour ») désigne une indemnité forfaitaire journalière destinée à couvrir les frais de séjour à l’étranger, sans exiger la présentation systématique de justificatifs pour chaque dépense.
Cette approche présente deux avantages majeurs :
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Simplicité administrative : elle réduit la charge de gestion des notes de frais.
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Sécurité fiscale : lorsqu’elle respecte les barèmes officiels, elle est présumée conforme et déductible.
En Belgique, l’administration fiscale se réfère aux barèmes publiés par le SPF Affaires étrangères, qui fixent les montants journaliers par pays. Ces montants couvrent généralement les frais de repas et de menues dépenses (petty expenses), mais pas l’hébergement.
2. Conditions de déductibilité
Pour que le per diem soit accepté fiscalement, plusieurs conditions doivent être réunies :
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Lien direct avec une mission professionnelle : le déplacement doit être effectué dans l’intérêt de l’activité.
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Durée limitée : le séjour ne peut pas constituer une installation durable à l’étranger.
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Barème conforme : le montant appliqué ne peut excéder les forfaits fixés par le SPF Affaires étrangères.
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Preuve du déplacement : même sans facture détaillée, il convient de conserver les éléments attestant la réalité du voyage (billets, ordre de mission, correspondances, etc.).
Lorsque ces critères sont respectés, le per diem est pleinement déductible comme frais professionnels, tant pour les indépendants que pour les sociétés.
3. Per diem et salariés : traitement social et fiscal
Lorsqu’un employeur verse un per diem à un salarié (ou dirigeant), il s’agit d’une indemnité de frais propres à l’employeur.
Si le montant reste dans les limites des barèmes admis, aucune cotisation sociale ni impôt n’est dû sur ces indemnités.
En revanche, si l’indemnité dépasse le plafond admis, l’excédent est considéré comme rémunération et soumis à cotisations sociales et précompte professionnel.
4. Différence entre frais réels et per diem
Deux options coexistent :
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Frais réels : remboursement sur base de factures et justificatifs.
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Per diem : montant forfaitaire, sans justificatif individuel.
Le choix dépend du profil du contribuable :
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Pour des déplacements fréquents et de courte durée, le per diem offre une souplesse administrative inégalée.
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Pour des séjours prolongés ou à coûts variables, le remboursement des frais réels peut être plus avantageux.
5. Conseils pratiques pour une application optimale
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Conservez toujours les preuves du déplacement (billets, emails, réservation).
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Appliquez strictement les montants officiels publiés par le SPF.
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Séparez les frais d’hébergement, non couverts par le per diem.
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Documentez les décisions internes (note de politique de frais, approbation du dirigeant).
Une approche documentée et conforme protège l’entreprise contre toute requalification lors d’un contrôle fiscal ou social.
6. En conclusion
L’indemnité per diem constitue un outil simple et sûr pour gérer les frais de séjour à l’étranger, à condition d’en respecter le cadre légal.
Elle allège la gestion comptable tout en offrant une sécurité fiscale appréciable, particulièrement pour les professions libérales et dirigeants soumis à de nombreux déplacements internationaux.
Un accompagnement professionnel est toutefois recommandé afin de calibrer correctement les montants et d’assurer la conformité des pratiques.